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Associate and Contractor Biometric Identity Verification Policy and Written Consent

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Politique de vérification biométrique de l’identité des associés et des entrepreneurs, et consentement écrit

Veuillez lire la politique complète ci-dessous. Le bouton Accepter le consentement sera activé lorsque vous aurez fait défiler jusqu’au bas.

Legal Policy

Associate and Contractor Biometric Identity Verification Policy and Written Consent

This Policy applies to Associates/Contractors in the following divisions:

  • ☑ UNFI
  • ☑ Retail
  • ☑ UNFI Canada

Purpose

UNFI, including its present or future affiliates, (the “Company”) has instituted this Associate and Contractor Biometric Identity Verification Policy (the “Policy”) to define the policy and procedures for its collection, storage, retention, disclosure, use, protection, and destruction of the data provided by certain individuals employed or engaged by UNFI, as well as candidates who have accepted a conditional offer of employment at UNFI (“Associates/Contractors”) for the purposes of identity verification when using UNFI systems and devices.

Biometric Data is provided by certain Associates/Contractors in connection with the Company’s user identity verification. It is the Company’s policy to ensure that Associate/Contractor Biometric Data is used and handled in accordance with its relevant policies and Biometric Laws, as defined below.

Scope

This Policy applies to all Associates/Contractors using identity verification technology. For additional information on the Company’s collection and use of Biometric Data, please review the UNFI Associate and Contractor Comprehensive Biometric Data Privacy and Retention Policy, which is located on myunfi.com in my policies or in The Sweet Spot in policies/legal

Biometric Data Defined

“Biometric Data” means any biological characteristics of a person, or information based upon such a characteristic, including characteristics such as those defined as “Biometric Identifiers” and “Biometric Information” under Biometric Laws.

“Biometric Identifier” means a retina or iris scan, fingerprint, voiceprint, or scan of hand or face geometry, or any additional characteristics defined as such under Biometric Laws.

“Biometric Information” means any information, regardless of how it is captured, converted, stored, or shared, based on an individual’s biometric identifier used to identify an individual, or any additional characteristic or measurement defined as such under Biometric Laws.

“Biometric Laws” means the Illinois Biometric Privacy Act, 740 ILCS 14/1, et seq., the Texas Biometric Privacy Act, Tex. Bus. & Com. 503.001, et seq., the Washington Biometric Identifiers Act, RCW 19.375.020, et seq., and any other applicable international, federal, state, or local law or regulation governing the collection, possession, or use of biometric data, biometric information, or biometric identifiers.

Purpose for Collection: Identity Verification

The Company has instituted certain procedures pursuant to which it collects, stores, uses, retains, and transmits Biometric Data of Associates/Contractors solely for identity verification and background check purposes. As part of the new hire onboarding process and ongoing employment, the Company uses identity verification processes through a third-party vendor to assist with account verification and retrieval. Biometric Data is collected from an Associate/Contractor for purposes of verification, in connection with creation and maintenance of application or employment accounts to promote the security of Company systems and promote safety within the Company. The Company’s vendors and their third-party subcontractors can only access such data pursuant to the Company’s instructions and authorization.

Written Consent

The Company requires Associates/Contractors, as a condition of initial or continued employment and/or engagement, to either sign a written consent authorizing the Company, its third-party vendors, and their subcontractors to collect, capture, use, store, obtain, possess, disclose or re-disclose Biometric Data for activities such as described in this Policy, and for equipment servicing, database maintenance, software repair, data restoration or to maintain backup copies necessary for related activities, even if such activities never occur, or complete the manual identity verification process set forth below. The written consent is located at the end of this Policy.

Manual Identity Verification and Associates in Quebec

Individuals may opt out of sharing Biometric Data by calling the Service Desk at 1-860-412-1573 or toll-free at 1-877-UNFI-Help (1-877-863-4435) for manual identity verification. The user will be required to appear on a Teams call and show both their face and a valid government photo ID (such as a driver’s license or passport) for comparison. That call will not be recorded. Associates who work or reside in Quebec may only use this manual process for identity verification.

Use, Disclosure, Protection, Storage, and Destruction of Biometric Data

Associate/Contractor Biometric Data collected in connection with UNFI’s identity verification platform will only be used for the purposes and related activities set forth in this Policy. The Company will not sell, lease, trade, or otherwise profit from an Associate’s/Contractor’s Biometric Data. The Company will not disclose, re-disclose, provide access to or otherwise disseminate any Biometric Data outside of the terms of the Policy, unless:

  1. The Associate/Contractor or their legally authorized representative provides consent to such disclosure;
  2. The disclosed data completes a financial transaction requested or authorized by the Associate/Contractor or their legally authorized representative;
  3. The disclosure is required by state or federal law or municipal ordinance; or
  4. The disclosure is required pursuant to a valid warrant or subpoena issued by a court of competent jurisdiction.

Company vendors and subcontractors have contractually represented that they do not sell, lease, trade or profit from such data, and that they use reasonable standards of care within their industries for any storage, transmittal or protection from disclosure of any such data.

Retention Schedule and Guidelines for Permanently Destroying Biometric Data

The Company shall retain Associate/Contractor Biometric Data only until, and shall request that its vendors and their subcontractors destroy such data, when the first of the following occurs:

  1. The initial purpose for collecting or obtaining such Biometric Data has been satisfied, such as the termination of the Associate’s employment or the Contractor’s engagement with the Company, or the Associate/Contractor moves to a role within the Company for which the Biometric Data is not used; or
  2. Within 3 years of the Associate’s/Contractor’s last interaction with the Company.

If legal obligations require the Company to retain Biometric Data for longer than the above, the Company will destroy such data not later than the first anniversary of the date the data is no longer required to be maintained by law.

Data Storage

The Company shall use a reasonable standard of care to store, transmit, and protect from disclosure any paper or electronic Biometric Data collected. Such storage, transmission, and protection from disclosure shall be performed in a manner that is the same as or more protective than the manner in which the Company stores, transmits, and protects from disclosure other confidential and sensitive information, including personally identifiable information as defined by applicable laws or regulations governing privacy, data security, and breach response.

Policy Questions

If you have any questions regarding this Policy or if you have questions that are not addressed in this Policy, please contact Human Resources.

Effective Date: August 3, 2026

WRITTEN CONSENT

As an Associate/Contractor of UNFI (“the Company”) or individual engaged in the new hire onboarding process, I agree to the following collection, as may be applicable given my role and duties:

  • Facial recognition software used by service providers for the purposes of identity verification and account security.

By clicking “Accept” I acknowledge that these devices collect data that may be considered Biometric Data under some laws. I also acknowledge and understand that Biometric Data is used by the Company for security, fraud detection, and safety. I understand that my Biometric Data will be retained for as long as necessary to satisfy the purposes described above, in accordance with the Policy.

I have reviewed a copy of the Associate and Contractor Comprehensive Biometric Data Privacy and Retention Policy, which is located on myunfi.com in my policies, or in The Sweet Spot in policies/legal, and I understand that my Biometric Data will be used, retained, protected, and destroyed in accordance with that Policy. I also understand that I have the option to opt out of sharing my Biometric Data through manual identity verification, as described in that policy.

I voluntarily consent to the collection, capture, storage, access to, use, possession, obtaining of, and/or disclosure or re-disclosure of my Biometric Data by the Company, its vendors, and any of their subcontractors in accordance with the Associate and Contractor Comprehensive Biometric Data Privacy and Retention Policy. I provide this consent for purposes of ensuring compliance with privacy laws related to the collection of Biometric Data.

Politique juridique

Politique et consentement écrit relatifs à la vérification de l’identité biométrique des employés et des entrepreneurs

La présente politique s’applique aux employés et aux des divisions suivantes :

  • ☑ UNFI
  • ☑ Commerce de détail
  • ☑ UNFI Canada

Objet

UNFI, y compris ses filiales actuelles ou futures (ci-après la « société »), a mis en place la présente politique de vérification d’identité biométrique des employés et des entrepreneurs (ci-après la « politique ») afin de définir les politiques et procédures relatives à la collecte, au stockage, à la conservation, à la divulgation, à l’utilisation, à la protection et à la destruction des données fournies par les employés et les entrepreneurs de la société (ci-après les « employés/entrepreneurs ») aux fins de la vérification d’identité lors de l’utilisation des systèmes et appareils de la société.

Les données biométriques sont fournies par certains employés/entrepreneurs dans le cadre de la vérification de l’identité des utilisateurs de la société. La société veille à ce que les données biométriques de ses employés/entrepreneurs soient utilisées et traitées conformément à ses politiques applicables et aux lois sur la biométrie.

Portée

La présente politique s’applique à tous les employés/entrepreneurs utilisant une technologie de vérification d’identité. Pour plus d’informations sur la collecte et l’utilisation des données biométriques par la société, veuillez consulter la politique biométrique complète de UNFI pour les employés et les entrepreneurs, disponible sur myunfi.com dans la rubrique « politiques ».

Définition des données biométriques

« Données biométriques » désigne toute caractéristique biologique d’une personne, ou toute information fondée sur une telle caractéristique, y compris les caractéristiques telles que celles définies comme « identifiants biométriques » ou « informations biométriques » par la législation sur la biométrie.

« Identifiant biométrique » désigne un balayage de la rétine ou de l’iris, une empreinte digitale, une empreinte vocale, un balayage de la géométrie de la main ou du visage, ou toute autre caractéristique définie comme telle par la législation sur la biométrie.

« Informations biométriques » désigne toute information, quelle que soit la manière dont elle est capturée, convertie, stockée ou partagée, basée sur un identifiant biométrique utilisé pour identifier une personne, ou toute caractéristique ou mesure supplémentaire définie comme telle en vertu des lois sur la biométrie.

« Lois sur la biométrie » désigne l’Illinois Biometric Privacy Act (740 ILCS 14/1 et suivants) et le Texas Biometric Privacy Act (Tex. Bus. & Com. 503.001 et suivants), la loi de l’État de Washington sur les identifiants biométriques (RCW 19.375.020 et suivants), ainsi que toute autre loi ou réglementation internationale, fédérale, étatique ou locale applicable régissant la collecte, la possession ou l’utilisation de données biométriques, d’informations biométriques ou d’identifiants biométriques.

Finalité de la collecte : vérification de l’identité

La société a mis en place des procédures en vertu desquelles elle collecte, stocke, utilise, conserve et transmet les données biométriques des employés, des entrepreneurs et des candidats à un poste, exclusivement à des fins de vérification d’identité et de vérification des antécédents. Dans le cadre du processus de candidature et de l’emploi en cours, la société utilise des processus de vérification d’identité par l’intermédiaire d’un fournisseur tiers afin de faciliter la création et la gestion des comptes. Les données biométriques sont collectées auprès d’un employé, d’un entrepreneur ou d’un candidat à un poste, dans le cadre de la création et de la gestion des comptes de candidature ou d’emploi, afin de renforcer la sécurité des systèmes de la société et de promouvoir la sécurité au sein de celle-ci. Les fournisseurs de la société et leurs sous-traitants tiers n’y ont accès que conformément aux instructions et à l’autorisation de la société.

Consentement écrit

La société exige de ses employés et entrepreneurs, comme condition préalable à leur embauche ou à la poursuite de leur contrat de travail ou de leur mission, qu’ils signent un consentement écrit autorisant la société, ses fournisseurs tiers et leurs sous-traitants à collecter, enregistrer, utiliser, stocker, obtenir, détenir, divulguer ou redivulguer des données biométriques dans le cadre d’activités telles que celles décrites dans la présente politique, ainsi que pour la maintenance des équipements, des bases de données, des logiciels, la restauration des données ou la conservation des copies de sauvegarde nécessaires à ces activités, même si celles-ci n’ont jamais lieu. Le consentement écrit figure à la fin de la présente politique.

Utilisation, divulgation, protection, stockage et destruction des données biométriques

Les données biométriques des employés et des entrepreneurs collectées dans le cadre de la plateforme de vérification d’identité de UNFI ne seront utilisées qu’aux fins et pour les activités décrites dans la présente politique. La société s’engage à ne pas vendre, louer, échanger ou tirer profit de quelque manière que ce soit des données biométriques d’un employé ou d’un entrepreneur. La société ne divulguera pas, ne redivulguera pas, ne donnera pas accès à ni ne diffusera de quelque manière que ce soit des données biométriques en dehors des termes de la présente politique, sauf si :

  1. l’employé/entrepreneur ou son représentant légalement autorisé donne son consentement à une telle divulgation ;
  2. les données divulguées permettent de mener à bien une transaction financière demandée ou autorisée par l’employé/entrepreneur ou son représentant légalement autorisé ;
  3. la divulgation est requise par la loi fédérale, d’État ou une ordonnance municipale ; ou
  4. la divulgation est requise en vertu d’un mandat ou d’une assignation valide délivrés par un tribunal compétent.

Les fournisseurs et sous-traitants de la société se sont engagés contractuellement à ne pas vendre, louer, échanger ou tirer profit de ces données et à respecter les normes de diligence raisonnable en vigueur dans leur secteur pour le stockage, la transmission ou la protection de ces données contre la divulgation.

Calendrier de conservation et directives relatives à la destruction définitive des données biométriques

La société ne conservera les données biométriques des employés/entrepreneurs que jusqu’à ce que l’une des conditions suivantes soit remplie, et exigera de ses fournisseurs et de leurs sous-traitants qu’ils détruisent ces données dès que la première de ces conditions sera remplie :

  1. l’objectif initial de la collecte ou de l’obtention de ces données biométriques a été atteint, par exemple en cas de cessation d’emploi de l’employé ou de fin de la relation contractuelle du prestataire avec la société, ou si l’employé/entrepreneur occupe désormais un poste au sein de la société pour lequel les données biométriques ne sont pas utilisées ; ou
  2. dans un délai de trois ans à compter de la dernière interaction de l’employé/entrepreneur avec la société ;

Si la loi impose à la société de conserver les données biométriques plus longtemps, elle les détruira au plus tard à la date du premier anniversaire de la date à laquelle la loi n’exige plus leur conservation.

Stockage des données

La société doit faire preuve de la plus grande diligence pour stocker, transmettre et protéger les données biométriques, qu’elles soient sur support papier ou électronique. Ces opérations doivent être effectuées selon des modalités identiques ou plus strictes que celles utilisées par la société pour stocker, transmettre et protéger contre la divulgation d’autres informations confidentielles et sensibles, y compris les informations à caractère personnel telles que définies par les lois ou réglementations applicables en matière de confidentialité, de sécurité des données et de réponse aux violations.

Questions relatives à la politique

Si vous avez des questions concernant la présente politique ou si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires, veuillez contacter le service des ressources humaines.

Date d’entrée en vigueur : 29 avril 2026

CONSENTEMENT ÉCRIT

En tant qu’employé ou entrepreneur de UNFI (ci-après dénommée « la société »), j’accepte les mesures de collecte suivantes, dans la mesure où elles s’appliquent compte tenu de mon rôle et à mes fonctions :

  • Logiciel de reconnaissance faciale utilisé par les prestataires de services à des fins de vérification d’identité et de sécurité des comptes.

En cliquant sur « Accepter », je reconnais que ces appareils collectent des données pouvant être considérées comme des données biométriques en vertu de certaines législations. Je reconnais et comprends également que la société utilise ces données à des fins de sécurité, de détection des fraudes et de sûreté. Je comprends que mes données biométriques seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour répondre aux finalités décrites ci-dessus, conformément à ladite politique.

J’ai pris connaissance de la politique biométrique complète pour les employés et les sous-traitants de UNFI, disponible sur myunfi.com dans la rubrique « Mes politiques ». Je comprends que mes données biométriques seront utilisées, conservées, protégées et détruites conformément à cette politique.

En tant que condition de mon emploi, je consens volontairement à ce que la société, ses fournisseurs et tout sous-traitant collectent, saisissent, stockent, accèdent, utilisent, possèdent, obtiennent et/ou divulguent ou redivulguent mes données biométriques conformément à la politique biométrique complète pour les employés et les sous-traitants de UNFI. Je donne ce consentement afin de garantir le respect des lois relatives à la protection de la vie privée en matière de collecte de données biométriques.

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